Katalog

BİLGİSAYAR DÜNYASI Şirket brifingjerinde grafikli, video konferanslı dönem Şirketlerin müdür ve diğer yöneticileri, brifingleri bilgisayar grafik sayesinde kendileri hazırlıyor ve tele konferanslarla büyük tasarruflar yapılıyor. ABD'de birçok şirket uçak yolculuklarını bu sayede en aza indirdl.. Çeviri: Nezihe Bahar . üyük bir şirkette çahşıyorsanız topJantılar sizin yaşamınız haline gel'miştir. Aşağıda ABD'nin 17. büyük finansal servis şirketi olan Norwest'teki toplantıları daha etkili kılmak için PC esaslı uygulamaların nasıl kullanıldığı anlatılmaktadır. Diyelim ki büyük bir şirkette müdür yardımcısısınız. Yönetim kuruluna 20 milyon Dolarlık sofistike bir projeyi 20 dakika içinde açıklamak, görüntülemek ve sorulara cevap vermek zorunda olduğunuzu düşünelim. Böyle bir zorunluluk Norvvest müdür yardımcılarından John Blakeney'in başına geldi. Blakeney "Yönetim kuruluna prezentasyon yapmak, krala bir şeyler sunmaya benzer. Onerinizin ne olduğunu, ne yaplığını, neye mal otduğunu ve şirketin buna neden ihtiyaç duyduğunu bllmek isterler." diyor. Blakeney bu prezentasyonu başarıyla gerçekleştirdi Başarının reçetesi nasıldı? Başarının reçetesi, Windows esaslı uygulamalardaki verileri birleştirmek, son andaki değişikliklerin etkisini gösterecek şekilde zenginleştirmek, renklerle süslemek ve sıcak olarak suıımak şeklinde özetlenebilir PC'lerin gelişiminden önceki günlerde Norvvest'te komünikasyon ve prezentasyon yöntemleri hemen hemen ortalama nitelikte sayılabilirdi Yoğun emekle hazırlanan yazılı bildiri ve öneriler ancak zorunluluk getırilerek okutulabiliniyordu. Sunucular saydamlar üzerine elle rakamları yazarlar ve bir saydamın numarasının değışmesı gerekirse, yine elle farklı numara yazılırdı. 1987e kadar şirketin çalışma masalarının yarısına PC'ler kondu ve yöneticiler 123 bağımlısı oldular. Videokonferans merkezleri, Minneapolis 'teki Norwest çalışanlannın diğer ofislerdeki çalışanlar ile düzenli olarak toplantı yapmalannı sağlıyor. Des Moınes oiisine üç kişinin gidişi için 3000 $ harcamak yerine, her ofisten çeşitli grupların katılabıleceği, iki saatlık bir toplantı 568 $'a Bugünün Harkleşmektedir. vard Graphics ve PovverPoint gibi güçlü ürünleriyle, yoğun grafikli prezentasyonl ar hazırlanması Norvvest departrnanlarının hemen hepsinde yaşam biçımi olmuştur. 1990da Blakeney'in departmanı şirketin 337 bölgesınde bankerlerin müşterilere daha iyi hizmet vermelerini sağlayan Windows esaslı bir sistem hazırladı. B.u amaçla PovverPoint ile geliştirilen slaytlar sundu. Blakeney "Grafikler kullanarak teknik kavramlan görsel düzeyde anlatabllirsinlz ve bu yol herkes İçin en hızlı anlama yoludur" diyor. Bu gösteriden sonra ikinci adım, geliştirilen sıstemin diğer Norvvest bankalarına da yerleştirilmesinin finansmanıkonusunda üst yönetimin desteğini sağlamaktı Blakeney Mali konularda gerekli bilgileri aldıktan sonra, yine PovverPoint esaslı bir prezentasyon hazırladı ve görüştüğü kişilere değerlendirilmek üzere iletti. llgililerin görüşlerini aldıktan sonra, yeterli inceleme zamanı olmayan kişilerin de şube otomasyon projesinin yararlarını kolayca görmelerini sağlayacak şekilde bir prezentasyonu düzenledi. Proje yönetmenı slaytları Excel çalışma tablolarından alı Etkili sonuçlar alınıyor ve masraflar azalıyor nan sayılarla, Project for Windows'ta geliştirilen Gant tablolarıyla ve Word for VVindovvs'ta hazırlanan metinlerle süsledi. PovverPoint programıyla hepsi birbirine bağlandı. Resimler daha etkili olduğu için mümkün oldukça isimler yerine onia^ rı temsil eden resimler kullanıldı. örneğın banka şubelerinin bulunduğu eyaletlerin isimlerinin sıralanması yerine, ilgili eyaletlerin renklendirilmiş olduğu bir ABD haritası gösterildi. Teknik düzeyde ilgililer için prezentasyon büyük ekranlı bir monitöre bağlı bir PC de yapıldı ancak yüksek düzey sunular için slaytların düzgünlüğü ve parlaklığı daha cazip bulundu ve slaytlı gösteriler yapıldı. Bu hazırlıklar istenen sonucu sağladı ve proje onaylandı. Blakeney'in fon arttırma gezisi ucuz değildi Uçak paraları, yemek ve otel masrafları ve diğer harcamalar büyük bir meblağ tutuyordu. Norvvest hem gezilerin etkisini arttıran hem de masrafları azaltan bir yol bulmuştu. Uçakla seyahat yerine, çalışanlar şirketin video konferans merkezlerinde görüşmektedir. Katılan kişi başına 1000 S'lık harcama gerektirebilecek bir görüşme, videokonferans yoluyla gerçekleştiği zaman katılan kişi sayısına bakılmaksızın 568 $ kadar bir maliyetle yapılmıştır. Üstelik görüşme çok daha rahat ve etkili olmuştur. Blakeney "Arbk uçakta yer ayırtma Işleriyle uğraşmıyoruz, tüm yaptığımız, bazı dügm«lere bas maktır" diyor. Norvvest'in videokonferans merkezleri TexasAustin VideoTelecom'un System CS425 adlı ürünüyle donatılmıştır. Sistemde bir AT uyumlu 40 MB harddiskli bir 386SX bulunuyor Konferans için bir özel komünikasyon yazılımı ve eko silen cihaz kullanılıyor Bu cihaza iki tane 25 inçlik Sony PVM monitör, üç videokamera, altı mikrofon, bir PC klavyesi ve "Pen Pall" olarak isimlendirilen, işaretleyip tıklatma yapılan bir tablet bağlıdır. Pen Pal ile kullanıcılar uzak alanlarta komünikasyon kurabilmekte, uzaktaki kamera ve bilgisayarlarla işlem yapabılmektedirler. Minneapolis'teki sunucu Pen Pal ve videokamera ile bir malzemeyi gösterirse, Des Moisnes'teki personel o nesneyi kendi ellerindeymiş gibı görebilmektedir. Denver'deki bir yönetici Des Moınes'deki bir arkadaşına bir çalışma tablosundaki rakamları göstermek isterse, PC'ye bir disket takarak veya yerel ağ üzerindekı verilere erişerek istediği verileri bulur, arkadaşı da konferans odası monitöründe.ı bu verileri izler. Blakeney tüm finans kurumları gibi Norvvest'in de komünikasyon işlerini geliştirmek için yoğun şekilde PC kullandığını söylemektedir. Son günlerde Blakeney'in patronu ondan prezentasyon işleri için özel bir görev birimi kurmasını istemiştir. Böylece şirket çapında bir prezentasyon standardı yaratılacaktır Videokonferanslar 25718